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    七天省成2小時!國網南平供電公司:RPA機器人 賦能流程管理數字化
    2021-09-27 17:09
    來源:中國能源網
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      高速費發票下載無誤、油料費比對無誤、車輛實時調度系統數據上傳正確,員工自助報銷系統費用報銷填報無誤,車輛五項費用數據統計報表數據無誤,商旅差旅費報銷完成自動記賬、憑證打印完畢,往來賬自動清賬、賬齡和經辦人員等統計完畢……”以上是國網南平供電公司RPA機器人“小南瓜”發來的報告。 

      日前,隨著南平供電公司及下轄的延平區、建陽區、邵武市、建甌市、武夷山市、順昌縣、浦城縣、光澤縣、松溪縣、政和縣培訓會結束,南平供電公司員工小助手機器人“小南瓜”正式上崗啦。 

      機器人“小南瓜”主要是通過記錄員工在電腦界面上的操作行為,模擬人的方式自動執行一系列特定的工作流程,在特定流程節點代替傳統人工操作和判斷,從而將人工從繁瑣的重復操作中解放出來,得以專注于更有價值的工作。她可以7*24小時工作,沒有情緒,不會疲憊,可以減少錯誤,提高質量與速度,幫助企業提質增效。 

      南平供電公司圍繞“建設具有中國特色國際領先的能源互聯網企業”的戰略目標,以公司管理數字化、智能化為路徑,以“業財融合、數據應用,價值創造、職能轉型”四條主線,利用機器人將RPA技術融入實際工作,打破“系統、流程、管控”三個壁壘,以期實現“業務流、數據流、價值流、風控流”融合貫通,推動公司提質增效和員工減負。 

      消除壁壘管控 提升管理效能 

      “原來我要花六七天才能完成的工作,現在只花2個小時就完成了,還可以生成這么多張統計表,以前用手工錄入數據,我需要很長時間才能完成?!蹦掀焦╇姽疚飿I公司負責高速費的專責小唐非常驚喜。 

      南平供電公司綜合服務中心管理車輛200多輛,車輛費用涉及過路過橋費、燃料費、維修費、年檢費和保險費五大類九大明細費用,每月處理約數萬條數據,以往花費大量時間錄入,整理基礎數據,并對車輛的日均損耗、油料資金占用等逐一進行分析,工作周期頻率高、操作繁瑣,易出錯,增加了復核和校對時間和人工成本。 

      現在有機器人“小南瓜”幫忙,可以實現票據打印、內容識別、錄入及匯總、統計、系統錄入、影像上傳等操作自動化,大大減少手工錄入等重復性低價值的工作和差錯的校核時間,優化了企業ERP中的流轉環節。結合自動生成的單車五項費用季度、半年、年度統計表,對比上一年度資金使用進度,測算年度資金使用需求與日排程資金需求。打破車輛日常事務管理的“車輛實時調度管理系統”、“ERP系統”與費用相關聯的“中石化加油卡網站”“高速公路不停車收費(ETC)系統”“票根網”等信息“瓶頸”與“數據鴻溝”,根據科學合理的規則,按日高速、準確提取車輛管理維度及財務管理維度數據信息,實現車輛五大費用日動態精準分析、精細管控。 

      以油料費內網報銷自動化流程為例,油料費原始單據和數據處理自動化,機器人“小南瓜”會用OCR識別油料費PDF文件,解析提取數據,轉換油品格式,計算不含稅金額等操作,生成ERP計數表、加油記錄導出表、明細打印表、預付款表、預付款余額表、月末余額表、賬戶查詢報告等。同時,油料費報銷填報自動化,機器人“小南瓜”會自動進入ERP中的員工自助報銷系統,根據之前采集的數據,進行報銷單的自助填報。原需要操作十數小時的工作,現在僅需十幾分鐘就能完成操作,并能保證數據的準確性。流程運行結束后,通過郵件發送給業務專責處理狀態。 

      優化資源配置 促進職能轉變 

      隨著精益化管理不斷推進,財務人員日常核算工作業務重復性操作多,核算量大且集中,需耗費財務人員大量的時間和精力,伴隨財務人員結構性缺員情況逐漸凸顯,繁瑣的核算工作和財務人員轉型升級矛盾凸顯。 

      機器人“小南瓜”可以對目前日常核算業務進行梳理,選取日常核算量大,操作簡易且重復性強的業務,按照預先設定的借貸方向和會計科目編制出每筆會計分錄,自動提交處理。對于業務部門提交的報銷材料,財務審核人員在業務流轉到財務審核時進行重點把關,將報銷單據打印、會計科目選取、會計分錄錄入的工作交由RPA統一處理,將人員從簡單重復的手工錄入及系統操作中解脫出來,解決結構性缺員的問題。 

      以商旅差旅費報銷自動化流程為例,在設定時間自動登錄員工自助報銷系統、ERP系統、國網商旅平臺進行業務處理,可以避免高峰期同時登錄多個系統造成操作不穩定性,既提高準確率,也可以避免由于主觀原因帶來業務處理的滯后性。財務人員可以在企業邁向智能化的過程中,將精力深入企業業務的價值鏈,基于數據做出前瞻性的分析和預測,從后端被動地記錄和分析歷史到前端主動轉變思維進行數據挖掘,真正做到財務職能的提升與轉型。同時,平衡財務組織結構,培養面向未來的財務人才,更好地保障公司戰略目標的發展、落地和推進。 

      智慧賦能顯效 助力提質增效 

      據統計,目前南平供電公司綜服中心、物業公司、財務部包括市公司及十個縣公司有大約53個崗位專責在使用“小南瓜”。經過培訓及宣貫,使用“小南瓜”的專責人數在逐月增加,使用頻次在逐月上升,使用成效顯著。 

      在不同的應用上,“小南瓜”使用前與使用后,速度提升了5至24倍。因為不需要人員手工錄入,減少人為因素的錯誤,所有統計數據來源于基礎憑證的數據,達到100%的準確率,也大大地減輕了排查錯誤的時間與精力。就以商旅報銷為例,機器人“小南瓜”每8秒處理一筆報銷單,并憑借7*24小時的工作效能,月處理量達到10000+。因為RPA機器人“小南瓜”是一個工具,無需對系統進行改造,所以部署周期快,另外對于數據的抓取、數據的應用,可以定期出各種不同維度的數據分析報表,對于企業的內控管理有很大的幫助。 

      今年,南平供電公司在全省率先全區一體化實現RPA機器人多業務場景自動化應用,自6月起對往來賬清賬、應付賬款匯總、商旅費報銷、商旅費憑證傳遞、工程核算、資金日排程流程監控6項業務流程和車輛5項費用開展RPA機器人自動化開發試點應用,通過兩個多月的研發和試運行,已完成全區11家單位配置和自動化應用,通過RPA機器人6項業務流程全區一體化自動化應用,業務流程由原來11個縮減至7個,流程壓縮率36.36%,6項業務單項業務合計時長由原來21.5小時縮減至11.44小時,效率提升53.21%。同時全省率先應用OCR技術,自動識別發票供應商信息,與付款單位進行校核,給資金支付加把鎖,提升風險防控能力。 


     

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